Behandlingsansvarlig
Personopplysninger behandles for avgrensede og uttrykkelige formål
Behandlingen begrenses til opplysninger som er nødvendige for den aktuelle henvendelsen, søknaden eller avtalen.
Tilgang gis etter rolle og tjenstlig behov. Opplysninger slettes eller anonymiseres når formålet er oppfylt og fastsatt lagringstid er utløpt, med mindre videre oppbevaring følger av lov.
Kattehjelpen Vest, organisasjonsnummer 938 230 218, er ansvarlig for behandling av personopplysninger på nettsiden. Spørsmål kan sendes til post@kattehjelpenvest.no.
Innmeldinger om dyr
Skjemaet for innmeldte dyr kan brukes uten navn eller annen identifikasjon. Vi behandler sted eller koordinater, tidspunkt, beskrivelse av dyret og situasjonen, eventuelle bilder og valgfri kontaktinformasjon. Formålet er å vurdere om og hvordan dyret bør følges opp.
Innmeldingen lagres i et eget privat mottak. Bare autoriserte administratorer og journalmedarbeidere kan se saken. Den blir ikke en offentlig katteprofil. Dersom Kattehjelpen Vest tar en katt inn, kopieres opplysninger og sakshistorikk om katten til kattens interne journal. Navn, telefon og e-post til innmelderen kopieres ikke til dyrejournalen. Flere observasjoner av samme katt kan kobles sammen i den private saksbehandlingen.
Bilder komprimeres i nettleseren, og innebygde metadata fjernes før opplasting. Innmeldinger har en slettefrist på maksimalt 180 dager. Opplysninger om et dyr som er nødvendige for videre behandling, inkludert private saksbilder, kan ved katteinntak beholdes i kattens journal etter inntak eller kontrollert kobling til en eksisterende katt. Bildene legges aldri i det offentlige bildebiblioteket.
Etter innsending vises en sikker oppfølgingslenke som kan brukes til å legge til nye observasjoner og bilder i samme sak i 14 dager. Den hemmelige nøkkelen ligger etter nummertegnet i lenken, lagres bare som en enveis kontrollverdi hos oss og sendes ikke i vanlige serverlogger. Lenken stenges når saken avsluttes, kobles eller tas inn.
E-posthenvendelser
Ved kontakt på e-post behandles avsenderadresse, navn, emne, meldingsinnhold og eventuelle vedlegg. Opplysningene brukes til å besvare og følge opp henvendelsen, fordele saken til riktig fagområde og dokumentere nødvendig kommunikasjon.
Behandlingen bygger på Kattehjelpen Vests berettigede interesse i å håndtere relevante henvendelser. Når kommunikasjonen gjelder en avtale, tiltak før en mulig avtale eller en rettslig plikt, benyttes det behandlingsgrunnlaget som gjelder for den aktuelle saken.
Tilgangen er begrenset til ansvarlige for den aktuelle innboksen. Vanlige ferdigbehandlede henvendelser slettes senest 12 måneder etter siste nødvendige oppfølging. Opplysninger som inngår i en avtale, et rettskrav eller regnskapsdokumentasjon kan lagres lenger når det er nødvendig eller lovpålagt.
Adopsjons- og fosterhjemssøknader
Adopsjons- og fosterhjemssøknader kan omfatte navn, kontaktinformasjon, adresse og opplysninger om hjemmet og den aktuelle søknaden. Formålet er å behandle søknaden, vurdere en mulig plassering og kommunisere med søkeren.
Behandlingen er nødvendig for å gjennomføre tiltak søkeren selv har bedt om før en mulig adopsjons- eller fosterhjemsavtale. I tillegg bygger nødvendige egnethets-, sikkerhets- og dokumentasjonsvurderinger på Kattehjelpen Vests berettigede interesse i forsvarlig plassering og oppfølging av katten. Bekreftelsesfeltet i skjemaet dokumenterer at informasjonen er lest. Det brukes ikke som et frivillig samtykke til en behandling som er nødvendig for å vurdere søknaden.
Søknader lagres i et tilgangsbegrenset administrasjonssystem. Innsyn og behandling er forbeholdt autoriserte roller med tjenstlig behov. Endring av behandlingsstatus og interne notater er begrenset til administrator og søknadsteam.
Frivillighenvendelser
Når du melder interesse for frivillig arbeid, trenger vi navn og e-post for å kunne svare deg. Telefon, ønskede arbeidsområder og en egen melding er frivillig. Opplysningene brukes bare til å vurdere, fordele og følge opp interessen din.
Henvendelsen er tilgjengelig for autoriserte medarbeidere med ansvar for frivillige. Åpne saker får en slettefrist på maksimalt 12 måneder. Ferdigbehandlede eller avsluttede saker får en kortere slettefrist på 90 dager, med mindre videre lagring er nødvendig etter en konkret avtale eller rettslig plikt.
Lagringstider
Kattehjelpen Vest bruker faste slettefrister og periodisk gjennomgang. Opplysninger slettes eller anonymiseres når de ikke lenger er nødvendige for formålet.
- Aktive adopsjons- og fosterhjemssøknader: inntil 180 dager.
- Fullførte og avsluttede søknader: 90 dager.
- Åpne frivillighenvendelser: inntil 12 måneder. Ferdigbehandlede og avsluttede henvendelser: 90 dager.
- Innmeldinger om dyr: inntil 180 dager. Relevante opplysninger og private saksbilder om en katt som tas inn eller kobles til en eksisterende katt, overføres til kattens private journal. Oppfølgingsnøkler varer høyst 14 dager og stenges tidligere når saken avsluttes.
- Vanlige ferdigbehandlede e-posthenvendelser: inntil 12 måneder.
- Sikkerhetslogger: normalt 12 til 24 måneder, og inntil 5 år for kritiske hendelser.
- Personvernkrav og dokumenterte utleveringer: inntil 3 og 5 år.
- Medlems-, betalings- og regnskapsopplysninger: så lenge medlemskapet eller avtalen varer og deretter inntil 5 år når dokumentasjon må beholdes.
- Gave- og betalingsopplysninger: så lenge giveravtalen varer og deretter inntil 5 år når regnskapsdokumentasjon må beholdes.
- Mediefiler: til formålet opphører, deretter 30 dager i kontrollert papirkurv.
- Aggregert besøksstatistikk uten IP-adresse: 24 måneder.
Dersom lov, avtale eller et konkret rettskrav krever lengre oppbevaring, begrenses opplysningene til dette formålet og slettes når behovet opphører.
Fadderordning
Ved registrering av fadderskap lagres navn, e-postadresse, telefonnummer, valgt katt, betalingsstatus og interne Vipps-referanser. Opplysningene brukes til å administrere fadderskapet, kontrollere avtalte betalinger og sende oppdateringer om katten.
Medlemskap
Ved innmelding lagres navn, e-postadresse, telefonnummer, valgfri adresse, medlemsår, bekreftelse på informasjon, valgt betalings- og fornyelsesmåte og betalingsstatus. Ved automatisk fornyelse lagres også interne Vipps-referanser for betalingsavtalen og årets trekk. Opplysningene brukes til å administrere medlemskapet og dokumentere hvem som har betalt kontingent for kalenderåret.
Medlemsregisteret kan bare leses av administratorer med særskilt tjenstlig behov. Betalingsstatus for Vipps og kortbetaling kommer fra betalingsleverandøren og etterkontrolleres der. Bankbetalinger registreres med kontrollør og revisjonsspor. Ved import lagres betalernavn, dato, beløp, melding, bankreferanse og bare maskert kontonummer. Fødselsnummer og betalingskort lagres ikke.
Ved innmelding gjennom Vipps ber Kattehjelpen Vest om navn, e-postadresse og telefonnummer direkte fra Vipps. Brukeren må godkjenne denne delingen i Vipps. Dersom opplysningene ikke deles og betalingen ikke bekreftes, opprettes ikke medlemskapet.
Min side for medlemmer og frivillige
Kattehjelpen Vest behandler opplysningene i Min side for å administrere medlemskapet eller det avtalte frivilligforholdet, holde kontaktopplysninger riktige og gi den registrerte innsyn i egne opplysninger. Behandlingen følger personopplysningsloven og personvernforordningen. Opplysninger som er nødvendige for medlemskapet behandles som del av medlemsforholdet. Nødvendig administrasjon og sikkerhet for frivilligforholdet bygger på en konkret interesseavveiing og Kattehjelpen Vests berettigede interesse i forsvarlig organisering av frivillig arbeid.
Ordinær innlogging skjer med Vipps. Vi mottar bare en unik Vipps-identifikator og bekreftet e-postadresse som er nødvendig for å koble innloggingen til riktig personkort. Min side viser bare rollene som allerede er godkjent i systemet. Medlemskap, frivilligstatus og administratortilgang er separate roller, og innlogging på Min side gir aldri automatisk administratortilgang.
Innloggingskoder er engangskoder med ti minutters gyldighet. Koder og sesjonsnøkler lagres bare som enveis kontrollverdier. Utgåtte kodeoppføringer slettes etter kort tid, og utgåtte eller tilbakekalte sesjonsoppføringer slettes senest 30 dager etter at de ikke lenger kan brukes. Endringer i personkortet loggføres for å kunne dokumentere retting og hindre uautoriserte endringer.
Engangsgaver og faste gaver
Ved en integrert engangsgave lagres valgt beløp, betalingsstatus, tidspunkt og interne Vipps-referanser. Kattehjelpen Vest ber ikke Vipps om navn, telefonnummer eller e-postadresse for denne betalingstypen.
Ved en fast månedlig gave lagres beløp, navn, e-postadresse, avtalestatus, betalingstidspunkter og interne Vipps-referanser. Giveren må uttrykkelig godkjenne at Vipps deler navn og e-postadresse. Opplysningene brukes til å administrere avtalen, kontrollere betalingene og kontakte giveren om nødvendig.
Tilgang og informasjonssikkerhet
Administrasjonssystemet krever personlig innlogging og eksplisitt autorisasjon. Tilgang kontrolleres på serveren for hver forespørsel. Delte administratorkontoer og lokale reservepålogginger benyttes ikke.
Roller begrenser hvem som kan lese søknader, medlemsregister og fadderopplysninger. Sider og svar som kan inneholde personopplysninger merkes mot mellomlagring og søkemotorindeksering.
Betaling, Spleis, Grasrotandelen og eksterne tjenester
Når du åpner Vipps fra nettsiden, behandles besøket og betalingen av Vipps etter deres egne vilkår og personvernregler. Ved en vanlig gave gjennom Vippsnummer eller QR-kode mottar nettsiden ikke automatisk betalingsstatusen. Ved integrert betaling mottar Kattehjelpen Vest opplysningene som er nødvendige for å kontrollere betalingen. Navn og kontaktopplysninger mottas bare for betalingstypene der brukeren uttrykkelig godkjenner delingen i Vipps. En integrert engangsgave ber ikke om slike profilopplysninger. Kattehjelpen Vest mottar ikke betalingskort eller BankID-opplysninger.
Ved kortbetaling behandles kortopplysningene på den sikre betalingssiden til Vipps MobilePay. Ved bankoverføring kan nødvendige transaksjonsopplysninger hentes fra DNB Regnskap eller banken for å finne riktig medlemskap og dokumentere betalingen. Fullt kontonummer lagres ikke i medlemsregisterets importlogg.
Når en aktiv Spleis vises på forsiden, lastes den innebygde innsamlingen direkte fra Spleis. Spleis kan da motta tekniske opplysninger som IP-adresse, nettlesertype og tidspunkt etter sine egne vilkår og personvernregler. Bidrag og betaling gjennomføres hos Spleis; Kattehjelpen Vest mottar ikke betalingskortopplysninger gjennom nettsiden.
Grasrotstatistikken på forsiden hentes direkte fra Norsk Tipping. Når feltet lastes inn, behandler Norsk Tipping besøket etter sine egne regler. Det samme gjelder når du åpner mottakersiden og registrerer en grasrotmottaker. Kattehjelpen Vest mottar ikke opplysninger om spillhistorikken din fra denne nettsiden.
Amazon-ønskelisten
Når du åpner et produkt eller hele ønskelisten, blir du sendt til Amazons nettside. Kattehjelpen Vest behandler ikke bestillingen eller betalingen.
Amazon behandler besøket, bestillingen og leveringen etter sine egne vilkår og personvernregler. Betalingen går til Amazon, mens Kattehjelpen Vest bare mottar den bestilte varen.
Informasjonskapsler og sporing
Nettsiden laster ikke inn Amazons butikk eller betalingsløsning direkte. Lokale bilder og opplysninger om enkelte ønskelistevarer kan vises før du velger å åpne Amazon.
Amazon kan bruke egne informasjonskapsler når du aktivt åpner den eksterne ønskelisten. Ingen Amazon-innhold lastes inn på denne nettsiden før du velger å følge lenken.
Spleis og statistikk fra Norsk Tipping åpnes bare når du følger en lenke til deres nettsider. Forsiden laster ikke inn disse tjenestene i innebygde rammer. Når du åpner en ekstern lenke, behandler tjenesten besøket etter sine egne personvernregler.
Nødvendige tekniske funksjoner kan bruke begrenset lokal lagring eller informasjonskapsler, for eksempel ved sikker innlogging til administrasjonen og Min side. Disse er strengt nødvendige, HttpOnly-beskyttet og brukes ikke til reklame eller sporing.
Søknads- og katteinnmeldingsskjemaene bruker Cloudflare Turnstile for å oppdage automatisert misbruk. Sikkerhetstjenesten mottar nødvendige tekniske forbindelsesopplysninger, men ikke svarene som skrives i søknadsskjemaet. Skjemaet sendes bare videre etter kontroll på serveren.
Nettsiden teller sidevisninger, interesse for katteprofiler og om søknadsskjemaet blir startet eller fullført. Statistikken lagres som samlede tall uten IP-adresse, reklameprofil eller sporingsinformasjonskapsler.
Ved begrensning av gjentatte innsendinger brukes en kortvarig, enveis avledning fra forbindelsesopplysninger. Den lagres ikke som IP-adresse, kobles ikke til besøksstatistikken og brukes bare til å hindre misbruk.
Forsiden viser forhåndsvisninger av de fem nyeste innleggene fra Kattehjelpen Vests offentlige Instagram-profil. Nettsidens server henter bilder og tekst fra Meta og mellomlagrer dem kortvarig. Visningen laster ikke sporingskode eller informasjonskapsler fra Meta i nettleseren din. Hvis du åpner en Instagram-lenke, besøker du Instagram, som behandler besøket etter sine egne personvernregler.
Dine rettigheter
Rett til innsyn, retting, sletting og begrensning
Henvendelser om behandling av personopplysninger og utøvelse av rettigheter behandles av Kattehjelpen Vest. Kontakt post@kattehjelpenvest.no. Du kan også klage til Datatilsynet.